18/01/2018

Encadrement : quand le dirigeant devient coach

Le volontaire recruté n’est pas un salarié, c’est un jeune qui se voit confier une mission professionnelle dans un pays étranger. Avant son départ, il convient de bien veiller à son hébergement professionnel et mettre en place un dispositif d’encadrement adapté.

Une fois le V.I.E recruté, il faut songer à son intégration. « L’entreprise qui recrute un V.I.E doit obligatoirement prévoir une struc-ture d’hébergement professionnel dans le pays d’accueil » affirme Emmanuelle Mendy, responsable de l’équipe commerciale V.I.E. PME en Ile-de-France de Business France. L’entreprise qui n’a pas de point de chute (distributeur, filiale, etc.) peut recourir, avec l’appui de Business France, à des solutions alternatives : chambre de commerce et d’industrie françaises à l’étranger, sociétés de conseil, bureaux Business France à l’étranger et filiales de certains groupes dans le cadre du mécanisme de portage. Ces structures peuvent mettre à disposition des volontaires un responsable administratif local et un espace de travail : bureau, ligne téléphonique, connexion Internet, etc.

L’importance de la phase d’immersion

Avant son départ, une phase d’immersion dans l’entreprise française est vivement recommandée. Le dispositif du V.I.E prévoit la possibilité pour le volontaire de séjourner en France pendant la mission à hauteur de 165 jours par an. L’entreprise peut puiser sur ce quota pour une formation destinée à faire connaître l’entreprise et son offre. Plus importante encore est l’organisation d’un dispositif d’encadrement du V.I.E dans le pays d’accueil. « Il est très important de mettre en place un dispositif d’intégration, d’encadrement voire de coa-ching et un mécanisme de reporting régu-lier » souligne Sylvain Biard, chef du service Développement clientèle V.I.E de Business France. Lorsque le volontaire est accueilli au sein de la filiale, c’est l’un des responsables de celle-ci qui peut s’en charger en lien avec le siège.

Lorsqu’il n’y a pas de filiale, il faut établir un suivi à distance avec l’entreprise en France. « Nous ne l’avons pas lâché dans la nature » affirme Jérôme Le Caïnec, directeur export d’Opinel, la société basée à Chambéry en Auvergne-Rhône-Alpes, qui fabrique le célèbre couteau de poche, à propos du V.I.E hébergé par le prestataire logistique basé à Chicago. « Nous l’avons suivi de près durant ses premiers mois d’activité. Cela prend du temps… mais le marché américain vaut bien quelques efforts ! » précise-t-il. Philippe Guérin, directeur exportation e CS France, une société basée à Pacy-sur-Eure en Normandie et spécialisée dans la fabrication de revêtements de protection murale pour les bâtiments et l’aménagement extérieur, a envoyé une volontaire à Dakar pour prospecter le marché sénégalais. « Dès le démarrage de la mission, en mars 2017, des objectifs précis ont été fixés et un point d’étape est établi tous les trois mois. À cette occasion, elle revient au siège » affirme-t-il. Ce dispositif permet de mesurer la progression et, si nécessaire, d’adapter les objectifs.

Dans l’intervalle, des contacts réguliers (mail, téléphone, etc.) contribuent à maintenir le lien. « La volontaire a pu valider des contacts, obtenir les agréments officiels nécessaires et livrer des prototypes qui ont donné satisfaction. Le schéma de reporting mis en place a fait la preuve de son efficacité » souligne Philippe Guérin qui espère engranger les premières commandes au cours des prochains mois.

Trois conseils pratiques pour bien « coacher » son V.I.E :

 1

Prévoir un parcours d’intégration voire une session de formation en France avant le départ d’une durée variable selon le poste.

2

Établir un mécanisme de reporting avec des entretiens réguliers (Skype, téléphone). Compléter par des visites sur place. Coaching local.

3

Ne pas hésiter à faire revenir le V.I.E en France pour des événements ponctuels: séminaires, lancement de produit, etc. 

                                 

Amalric Veret, gérant de Pronutri
« En Espagne, la mise en place d’un dispositif d’encadrement de notre V.I.E a contribué de manière décisive à notre percée commerciale »

« Nous concevons, fabriquons et distribuons des compléments alimentaires, avec des technologies innovantes à forte valeur ajoutée » explique Amalric Veret, gérant de Pronutri, une PME basée au Broc, en Provence-Alpes-Côte d’Azur. La société exporte en Europe aux États-Unis et en Asie. En janvier 2016, Pronutri a choisi la formule du V.I.E afin d’accélérer le développement sur le marché espagnol. « Nous avons été intéressés par le fait de pouvoir héberger le volontaire dans les bureaux de Business France en Espagne ainsi que par la mise en place d’un dispositif d’encadrement personnalisé du V.I.E » indique Amalric Veret. Grâce à la formule d’hébergement, le volontaire est devenu opérationnel très rapidement, la société n’ayant pas besoin de chercher des locaux : une tâche ardue en Espagne, qui aurait nécessité plusieurs mois. La mise en place d’un coaching par Business France en Espagne a joué un rôle essentiel. Un tuteur dédié a suivi l’avancement sur place de l’activité du V.I.E de manière régulière, sous la forme d’un rendez-vous hebdomadaire. Et le volontaire, bien évidemment, a continué à travailler en liaison directe avec le siège en France. Le bilan a été positif puisque du chiffre d’affaires a été généré très rapidement en Espagne.