29/08/2017

L’art délicat du management à distance

Loin des yeux de leur manager, les jeunes recrutés dans le cadre d’un contrat de V.I.E (Volontaire international en entreprise) doivent rester tout près de son cœur : le management à distance requiert une véritable attention, un engagement dans la durée et des outils de reporting adaptés.

« Nous ne l’avons pas lâché dans la nature ! », répond Jérôme Le Caïnec, directeur export d’Opinel, quand on l’interroge sur la façon dont il a intégré puis suivi le jeune V.I.E qu’il a recruté en juin 2015. Ce commercial de 27 ans ne s’est effectivement pas retrouvé tout seul à Chicago * : la marque de coutellerie savoyarde n’a, certes, aucune implantation aux USA ; mais elle a demandé à son partenaire local d’heberger son nouveau collaborateur. De plus, Jérôme Le Caïnec l’a suivi très attentivement : « Avant de s’envoler pour Chicago, il a passé trois semaines au siège et en usine pour se familiariser avec l’entreprise et ses produits. Depuis, je suis en contact permanent avec lui : je me suis rendu plusieurs fois sur place et nous programmons des points réguliers par skype ou par téléphone. Cela prend du temps, mais c’est absolument essentiel. »

L’e-mail ne suffit pas

Manager à distance n’est déjà pas chose aisée. Dans le cadre d’un V.I.E, cette difficulté s’ajoute à d’autres : l’intégration d’un jeune peu ou pas expérimenté (management intergénérationnel), qui ne connaît pas forcément très bien l’entreprise (intégration de nouveaux collaborateurs), et qui se trouve plongé dans un bain culturel dont il ne maîtrise pas encore tous les codes (management interculturel). Moralité : géographiquement loin de ses yeux, le V.I.E doit être matériellement tout près de son cœur.

Il est en effet primordial de consacrer du temps au suivi des collaborateurs et de privilégier le véritable dialogue. Les échanges par mail ne suffisent pas à abolir les distances : ils permettent d’échanger des données, de partager son agenda, d’alimenter le reporting… Mais ils masquent toute la dimension informelle de la relation managériale : les yeux qui s’écarquillent à l’annonce d’un objectif, le besoin d’encouragements à l’approche d’échéances importantes, la nostalgie d’une équipe qui s’apprête à partager la galette des rois… Les échanges par téléphone, par tchat ou, mieux encore, en vidéo sont absolument indispensables pour garder une relation humaine.

Régularité et confiance

Ces moments de dialogue doivent être sanctuarisés dans l’agenda du manager et dans celui de ses collaborateurs éloignés : mieux vaut donc caler des rendez-vous hebdomadaire sur un semestre et s’y tenir sans jamais transiger. Renoncer à un seul de ces rendez-vous, c’est ouvrir la porte à un quotidien par nature envahissant.

A contrario, cette présence ne doit pas être trop intrusive : il ne peut y avoir de management à distance sans confiance. Le reporting est, certes, indispensable. Mais il ne doit relever ni du flicage, ni de l’usine à gaz chronophage. A distance, le collaborateur n’est pas censé raconter tout ce qu’il fait ; il doit plutôt partager les questions qu’il se pose, ses idées et pistes d’innovations, les solutions qu’il aimerait mettre en place.

Créer un sentiment d’appartenance

Qu’il soit chez lui ou à l’autre bout du monde, le travailleur à distance doit se sentir partie prenante d’une aventure collective. Il doit donc être invité à toutes les grandes manifestations organisées par l’entreprise (inauguration d’un site, arrivée d’un nouveau dirigeant ou tout autre événement marquant) et rencontrer physiquement l’ensemble de son équipe au moins une fois par an. Ces moments de convivialité sont essentiels pour construire une histoire commune et créer un climat de coopération.

Réelleent intégrés dans leur équipe, les collaborateurs « longue distance » auront moins tendance à s’isoler et à surinvestir leur travail. Car, contrairement aux idées reçues, le principal risque du travail à distance n’est pas la perte de productivité, mais au contraire la sur-intensité. Les pauses cafés entre collaborateurs ne sont pas seulement des moments de détente : elles donnent des repères sur ce qui peut être considéré comme un niveau normal d’activité. Les résultats et l’atteinte des objectifs ne suffisent pas toujours : à distance, un collaborateur peut aussi avoir besoin d’être rassuré sur la qualité et l’intensité de son travail.

* Le V.I.E doit impérativement avoir un bureau : le cas échéant, Business France peut aider l’entreprise à trouver une formule d’herbergement.