25/05/2018

Management international : 5 conseils pour réussir la collaboration à distance   

Diriger des équipes disséminées aux quatre coins du globe est désormais fréquent. Pour faire de cette expérience managériale – différente de la gestion d’équipe en présentiel – une réussite, il est nécessaire d’activer des leviers propres à compenser l’éloignement. Les enjeux sont de maintenir la motivation, la cohésion de l’équipe, ainsi que l’avancement efficace des projets.

Un exercice de souplesse dont le but est de garder le contrôle de la situation tout en créant un lien particulier avec le collaborateur éloigné.

 1. Entretenir le sentiment d’appartenance

Pour un collaborateur installé à l’international, rien de pire que de se sentir seul et ignoré de tous… Si travailler à distance implique un certain isolement géographique, la proximité humaine doit prendre le relais. Sans sentiment d’appartenance[1], démotivation et désintérêt pour la tâche confiée se profilent. Se sentir intégrer au reste de l’équipe – notamment celle du siège – doit s’entretenir par des déplacements et des contacts réguliers. Cela est d’autant plus vrai dans le cas d’une nouvelle recrue. Avant de s’envoler vers d’autres territoires, un passage de plusieurs mois au siège permettra de transmettre la culture d’entreprise, les valeurs et l’ambiance, et donc de favoriser l’esprit d’équipe.

2. Instaurer un climat de confiance

Avec la distance, finis les échanges informels à la machine à café ou au détour d’un couloir. Impossible également d’observer, derrière la vitre, votre collaborateur en pleine conversation téléphonique ou absorbé dans la lecture d’un rapport. On perd le confort et la rassurance de la proximité. Ce manque de visibilité doit être remplacé par un nouvel état d’esprit impliquant de faire confiance[2]. La qualité de la relation développée permettra de trouver un nouvel équilibre entre lâcher-prise et suivi régulier pour une collaboration fructueuse et sereine. Souplesse dans les règles de fonctionnement et écoute aideront dans ce nouveau quotidien.

3. Donner une feuille de route précise

Une entreprise qui se développe à l’étranger nourrit obligatoirement de grandes ambitions. Et quand l’expérience de l’export est encore nouvelle, les besoins peuvent être considérables car tout reste à défricher. Pour que cela ne devienne pas une responsabilité insurmontable pour votre collaborateur, il convient de structurer la mission en objectifs clairs et concrets. Une feuille de route détaillée en actions et sous actions l’aidera à hiérarchiser son travail et à matérialiser ce qu’on attend de lui au quotidien. Les objectifs deviennent ainsi tangibles et l’avancement mesurable.

4. Disposer d’un outil de reporting efficace

Même à distance, il est possible de piloter la mission de votre collaborateur en se munissant d’un logiciel de reporting. Ce dernier permettra d’obtenir une vision synthétique de l’activité et de son avancement. D’autant que des graphiques et des données agrégées et analysées en disent plus long que de nombreuses réunions. En mettant en place des indicateurs d’activité et de performance, vous disposerez d’un éclairage factuel et objectif des actions menées sur une période donnée.

5. Utiliser efficacement les modes de communication modernes

Les outils modernes de communication[3] se révèlent une ressource inestimable pour entretenir le lien et la proximité. Outre les avantages professionnels purs, les tchats et autres webconférences donnent l’opportunité d’échanges plus informels et personnels tout aussi utiles pour l’avancée des dossiers. Non seulement le collaborateur éloigné peut apprécier le temps que vous lui consacrez, mais cela contribue à « prendre la température ». En effet, les emails factuels ne dévoilent pas toujours les difficultés rencontrées et les éventuels malaises qui font obstacle à une mission. Autant de données précieuses pour un manager… Par ailleurs, l’échange visuel lors d’une webconférence favorise l’affect, un levier qui aide à une meilleure mémorisation des informations et donc soutient l’adhésion du collaborateur éloigné au projet global de l’entreprise.

Le management international relève de deux enjeux : permettre au collaborateur éloigné de mener à bien dans mission et, aider le manager à conserver le pilotage d’un projet malgré la distance et le décalage horaire. Loin d’être insurmontable, cet exercice favorise le développement de compétences, ainsi qu’une nouvelle approche humaine et organisationnelle souvent payante.

[1] Fougerat Frédéric, Management : comment développer le sentiment d’appartenance? publié le 12 février 2013, Les Échos

[2] Interview d’Hervé Borensztejn Management à distance : (r)établir et entretenir une relation de confiance, publiée le 5 juin 2015, MyRHline.com

[3] Sutherland Lisette, Ce qu’on gagne en adoptant le travail à distance, publié le 26 Juin 2017, Crossknowledge

Rédaction : Marilyn Zermatten